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【ビズワード】もうひとつのホスト意識

投稿日時:2013年07月01日 10:00

木村乃です。

ビジネスに会議はつきものです。会議には「ホスト」が必要です。誰かがその打合せ、会議の主宰者として進行の役割を果たす必要があります。そういう役割をもつ人を「ホスト」と言います。ホスト役であるべき人がその意識をもっていないと会議がうまく進行しません。論点が散漫になり、無駄な時間を過ごすことになってしまいます。議題と着地点を常に意識した円滑な進行を采配する意識、つまりホスト意識を心がけなければなりません。

さて、今日はこれとは少し違う「もうひとつのホスト意識」について書きたいと思います。

私は仕事がら公式の審議会や会議に参加することが多くあります。ホストは委嘱を受けた「委員長」「会長」のはずです。しかし、多くの場合、ホスト意識をより強くもっているのは事務局を務める役所の担当者であるように感じます。「委員長」「会長」は淡々と進行をしているだけのようなケースが多くあります。そこにホスト意識を感じることはあまりありません。これはなぜなのでしょうか。

その疑問が最近ようやく溶けてきました。それは会議の場所に関係しているようです。審議会などの会議は市役所など公共の会議室で開催されるのが通例です。そこは職員の皆さんの職場でもあります。その意味では「ホスト」側なのです。「会長」や「委員長」はよそからやってきた人です。その意味では「ホスト」意識が希薄で、むしろ「ゲスト」意識が強いものと思われます。

現在、あるまちで市内商店街の若手事業者らと活性化について定期的にミーティングをもっているのですが、その会場を当初は公共の会議室としていました。会議の進行は私が勤めていますが、「私」対「参加者」という構図(利害対立しているという意味ではないです)になっていました。そこで、ある時から、会場を参加メンバーのお店を巡回する方法に変えてみました。すると、会場のオーナーである参加者の「ホスト意識」が目覚ましく発揮されることに気が付きました。テーブルのセッティング、お茶の準備はもちろんのこと、それまでよりは明らかに発言も多くなりました。どのお店に変えても同じような現象が起こります。会場のオーナーだけではありません。他のメンバーの様子もみるみる変化しました。ホスト側の意識になっていったと感じます。進行役、つまりホストはあいかわらず私なのですが、、「私」対「参加者」という構図はもはやなくなっています。

議長や進行役がホスト意識を強くもつべきことは当然です。しかしそれだけでは「ホスト対ゲスト」の構図から抜け出すことはできません。会議、ミーティングを活発にするためには、「会場をどこにするか」ということも大変重要な要素なのです。私は身をもってそのことを実感しています。

 

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